แนวโน้มและทิศทางการบริหารสำนักงานในอนาคต

การบริหารสำนักงานในอนาคต เป็นทิศทางที่เรียกได้ว่าไม่มีจินตนาการ คือไม่สามารถคาดคะเนความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นได้ แนวโน้มที่ผู้บริหารสำนักงานควรให้ความสนใจ คือ แนวคิดในอนาคต ได้แก่ การสร้างนวัตกรรม (Innovation) และการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี ตลอดจนการบริหารจัดการสำนักงานในอนาคตให้เหมาะสมมากที่สุด
นวัตกรรม (Innovation) การคิดค้น (Invention) + การปฏิบัติ (Application)
คุณลักษณะของนวัตกรรม ประกอบด้วย
1. เป็นเรื่องของโอกาสและความน่าจะเป็น
2. มีความสลับซับซ้อน
3. ใช้เวลา
4. มีพื้นฐานจากความต้องการ
5.มีการต่อต้านการสร้างนวัตกรรม
6.อาจเป็นได้ทั้งฝ่ายแพ้และผู้ชนะ

กระบวนการนวัตกรรม ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน
1. การสร้างความคิด เป็นขั้นตอนที่เกิดจากการคิดสร้างสรรค์ที่คล้องจองกัน ความเฉลียวฉลาดช่างประดิษฐ์คิดค้น และกระบวนการของข้อมูลข่าวสาร
2. การทดลองเบื้องต้น ทำการทดสอบในรูปแบบจำลอง (prototype)
3. ศึกษาความเหมาะสม ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) ของโครงการการนวัตกรรมนั่นเอง นำไปปฏิบัติ จัดกระบวนการใหม่

ลักษณะของสำนักงานที่มีนวัตกรรม
1. มีกลยุทธ์และนวัตกรรมในสำนักงานที่สนับสนุนกระบวนการนวัตกรรม
2. มีโครงสร้างสำนักงานที่สนับสนุนกระบวนการนวัตกรรม
3. เป็นสำนักงานที่มีส่วนในการสนับสนุนกระบวนการนวัตกรรม
4.ผู้บริหารระดับสูงในสำนักงานให้การสนับสนุน

บทบาทนวัตกรรม (Innovation Roles) ประกอบด้วยบทบาทต่างๆดังต่อไปนี้
1. Idea Generator บทบาทการเป็นผู้สร้างวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล
2. Information Gatekeepers บทบาทในฐานะผู้สร้างบรรยากาศสำหรับความรู้ใหม่
3. Product Champion บทบาทในฐานะรับความคิดใหม่และนำไปปฏิบัติ
4. Project Manager บทบาทในการจัดการและบริหารนวัตกรรม
5. Leaders บทบาทในฐานะผู้กระตุ้นและสนับสนุนนวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง

การทำReengineering ของบริษัท ป.ต.ท.

ปตท.สู่ความเป็นเลิศ The Great Company



ถึงวันนี้ ปตท.เป็นองค์กรหนึ่งที่ได้รับการยอมรับแล้วว่าได้พัฒนาองค์กรจนมีความเป็นเลิศ

ปตท.ได้รับรางวัลคุณภาพมากมายทั้งระดับประเทศและระดับเอเชีย น่าสนใจว่า ปตท.ทำได้อย่างไร ?

ปตท.จัดการองค์กรอย่างไรจึงสร้างความเป็นเลิศได้ขนาดนั้น ?

ปตท.พัฒนาคนจนก้าวสู่ความเป็นเลิศในหลายด้านได้อย่างไร ?

และตอนนี้ ปตท.กำลังมุ่งเน้นไปในทางทิศใด ?

"ประเสริฐ บุญสัมพันธ์" กรรมการผู้จัดการใหญ่ บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน) ย่อมเห็นการก้าวเดินของ ปตท.อย่างแจ่มชัด

จากวันนั้นจนถึงวันนี้ ปตท.ก้าวเดินเข้าสู่ปีที่ 28 ของการก่อตั้งองค์กรแล้ว

"ที่ ปตท.ประสบความสำเร็จมาได้นั้น เพราะว่าเรามีผู้นำที่มีวิสัยทัศน์ ควบคู่ไปกับการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่มุ่งเน้นการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยให้ความสำคัญและใส่ใจกับการพัฒนาคน พัฒนาระบบ และปรับโครงสร้างให้มีประสิทธิภาพ"

ปตท.มีการปรับโครงสร้างองค์กรอย่างต่อเนื่องเป็นระยะๆ ทั้ง reengineering reprocess และ outsource งานบางอย่างที่ไม่จำเป็นออกไป

อีกทั้งมีการวางกลยุทธ์ขององค์กร มีการนำ ระบบไอทีเข้ามาใช้ เพื่อ process งานให้ดีขึ้น

เพราะ ปตท.ได้เปลี่ยนแปลงตัวเองจากรัฐวิสาห กิจ ชื่อ "การปิโตรเลียมแห่งประเทศไทย" มาเป็นบริษัทมหาชน และวันนี้ กำลังพัฒนาเป็น "บริษัทไทยข้ามชาติ"

ปตท.พยายามเชื่อมโยงบริษัทในกลุ่มให้ทำงานร่วมกันอย่างมี synergy เพราะจะทำให้มีต้นทุนต่ำลง มีการแชร์กันเพื่อเอาสิ่งที่เข้มแข็งของแต่ละบริษัทในเครือมาช่วยผลักดันการทำงานร่วมของกลุ่ม

ด้านจำนวนพนักงานนั้นมีการลดพนักงานจาก 3,800 คน เหลือเพียง 3,000 คน เพิ่งจะมาปรับเพิ่มในช่วงหลังนี้เพิ่มเป็นประมาณ 3,200 คน
ปัจจุบัน ปตท.มีสินทรัพย์ 6 แสนล้านบาท มียอดขายประมาณ 9 แสนล้านบาท โดยมี productivity ต่อหัวของพนักงานเพิ่มขึ้นมาก

และเน้นทำธุรกิจอยู่บนธุรกิจหลัก (core business) หลักโดยไม่ออกนอกกรอบ

ธุรกิจหลักของ ปตท.มีน้ำมัน โรงกลั่น และก๊าซธรรมชาติ ทำครบวงจรตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ หรือตั้งแต่ผลิตจนถึงขาย

ทั้งนี้ได้มีการบริหารจัดการโดยมีการปรับปรุงระบบภายใน ให้พนักงานมุ่งเน้นในเรื่องของผลการดำเนินงาน นำระบบไอทีเข้ามาช่วยในการทำงาน ปรับปรุงโครงสร้างหนี้และการควบรวม กิจการ ทำให้บริษัทเติบโตอย่างก้าวกระโดด

"ใน 4 ปีนี้ ยอดขาย ปตท.เพิ่มขึ้นเกือบ 3 เท่า จาก 3 แสนกว่าล้านเพิ่มขึ้นเป็น 9 แสนกว่าล้าน กำไรก็เพิ่มขึ้นจาก 2 หมื่นกว่าล้านเป็น 8 หมื่นกว่าล้าน และบริษัทในเครือของ ปตท.มีมาร์เก็ตแคปรวมกัน 20 กว่าเปอร์เซ็นของตลาดหุ้น"

ทำให้ในปี 2548 ได้รับรางวัลคุณภาพหลายรางวัล ทั้งเรื่องของการเป็น best corporate ในเอเชียและประเทศไทย best corporate governance และผู้บริหารองค์กรดีเด่น

จนถึงขณะนี้ ปตท.มั่นใจว่าองค์กรค่อนข้างฟูลทีม และได้วางวิชั่นว่าจะเป็นองค์กรพลังงานที่ทำธุรกิจครบวงจร ให้ผลตอบแทนที่เหมาะสมต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (stakeholder)

ปตท.จำเป็นต้องมีเป้าหมายใหม่ที่ท้าทาย (challenge) !

ตั้งเป้าหมายว่าในอีก 5 ปีข้างหน้า จะเป็นบริษัทไทยข้ามชาติที่มีการลงทุนในต่างประเทศ 20% มีผลตอบแทนให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ในระดับชั้นแนวหน้า

นั่นเป็นเพราะ ปตท.ให้ความสำคัญกับการจัดการคนและการสร้างองค์กรเป็นอย่างยิ่ง

"ปตท.มองไม่ต่างจากในระยะที่ผ่านมา เน้นการสร้าง process สร้างกลยทุธ์ (strategy) โดยมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง"

โดยได้ทำควบคู่กันไปกับการสร้างแรงจูงใจ (mutivation) เกี่ยวกับการบริหารจัดการพนักงาน HRM (human resource management) ทั้งเฉพาะตัวบุคคลและเป็นทีมเวิร์ก และมี KPI เป็นระบบ balanced scorecard

"เราต้องการให้พนักงานมีความเป็น leadership ฉะนั้นในเรื่อง discipline และ mutivation กับพนักงานต้อง high"

เมื่อทุกคนในองค์กรอยากให้องค์กรเดินไปแบบ high performance organization ก็ต้องทำในสิ่งเหล่านี้

โดยในการสร้างแรงจูงใจนั้นจะให้ผลตอบแทนที่เหมาะสม มีรีวอร์ดให้

ประเสริฐมองว่า ถ้าเน้นในเรื่องของ discipline อย่างเดียว โดยไม่มี mutivation พนักงานก็จะไม่มีความสุข แต่ถ้า mutivate กันเต็มที่ แต่ไม่มี discipline มันเหมือนจรวดนำวิถีที่ไม่ได้ถูกไกด์

"แม้พนักงานจะคึกคัก ขยันมาก อยากจะทำให้องค์กร แต่ทำแล้วไร้เป้าหมาย ไร้ทิศทาง ก็จะเป็นจรวดที่ยิงไปทั่ว เป็นอะไรที่ไม่น่าจะดี"

"ตอนนี้เราก็กำลังรณรงค์ข้างใน ปตท. ซึ่งวันนี้อาจจะบอกว่าเป็น best company หรือเป็น one of the good company ในประเทศไทยได้แล้ว แต่เรากำลังต้องการเป็น Thai premiere multi national company หรือไทยข้ามชาติ"

ปตท.เพิ่มเครือข่ายการลงทุนในต่างประเทศ โดยทำกิจการครอบคลุมในภูมิภาคนี้อย่างแท้จริง

"เราต้องการเปลี่ยนจาก the good company เป็น the great company เป็น high performance organiza tion ฉะนั้นเราต้องมีองค์ความรู้ภายในของเราที่ได้เปรียบคนอื่น และก็ต้องมีสินทรัพย์ (asset) มี port folio ที่ได้เปรียบคนอื่น และก็ต้องดูแลเรื่องสังคม ชุมชน เพราะเราจะต้องเป็น good corporate citizen ด้วย"

ปตท.ยังให้ความสำคัญเรื่องการบริหารความเสี่ยง (risk management) ต้องดูว่าราคาน้ำมันเปลี่ยน 1 เหรียญกระทบอย่างไร ค่าเงินบาทเปลี่ยนกระทบอย่างไร จีดีพีเปลี่ยนไป 1% กระทบอย่างไร โดยจะต้องมีตัวที่มาคอยวัดว่ามันเปลี่ยนไปในทางที่ดีหรือทางที่เลวตลอดเวลา

"ในเรื่องขององค์ความรู้นั้น พนักงานต้องดูจะเอาข้อมูลต่างๆ มาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้อย่างไร เราต้องมี leadership เยอะๆ มีเรื่องนวัตกรรมมากๆ เพราะต้องการให้องค์กรมีนวัตกรรมใหม่ๆ"

วันนี้ในเรื่องของโครงสร้างองค์นั้น ปตท.ทำให้เป็น one group one culture แต่มีความเชื่อมโยงกัน และทำงานเป็นกลุ่ม

สำหรับเพื่อความยั่งยืนองค์กรใหญ่ๆ นั้นจำเป็นจะต้องมีส่วนในการดูแลสังคม

"ปตท.ทำเยอะ เรื่องหลักๆ ของเราเน้นสิ่งแวดล้อม ทำเรื่องการศึกษา กีฬา เรื่องชุมชน ที่อยู่โดยรอบแนวท่อ โดยรอบคลังน้ำมัน บริเวณโรงงานของเรา"

"เรื่องกีฬานั้นเป็นการสร้างเยาวชนให้มีการออกกำลังกาย ในสิ่งแวดล้อมเราก็ทำเรื่องผลิตภัณฑ์เขียว (green product) ตอนนี้เราพัฒนาเรื่องก๊าซเอ็นจีวี ทำเพื่อลดการพึ่งพาน้ำมัน เพราะเราสามารถผลิตได้ในอ่าวของเราเยอะ และการใช้ในรถยนต์นั้นทำให้สภาพอากาศดีขึ้นมหาศาล ซึ่งทำให้ประหยัดค่าน้ำมัน แต่ตอนนี้ยังไม่สะดวกเพราะจุดเติมมันยังไม่มาก แต่กำลังขยายอยู่"

"สิ่งพวกนี้เราต้องทำควบคู่ประกอบกัน เราไปเน้นทำธุรกิจอย่างเดียวไม่ได้ เราต้องมี good corporate citizen และต้องมีธรรมาภิบาล แต่ว่าเรื่องนี้จะมีหรือไม่มีจะต้องให้คนอื่นเป็นผู้ตรวจสอบเรา"

ปตท.มุ่งหมายจะเป็นองค์กรที่เข้มแข็ง เพราะถ้า ปตท.เข้มแข็งในเรื่องของพลังงานแล้วเท่ากับว่ามีบริษัทของไทยที่เข้มแข็งอยู่บริษัทหนึ่ง ซึ่งจะเป็นฐานในการที่จะพัฒนาพลังงานไปสู่ผู้บริโภคในระดับราคาที่เหมาะสม

"เราอยากเป็น Thailand business high per formance เพราะประเทศจะต้องมี high performance company ของตัวเองหลายๆ บริษัท ซึ่ง ปตท.กำลังอยากจะเป็นหนึ่งในนั้น"

เพราะในเวทีการค้าโลก เมื่อมองเข้ามาในประเทศไทย แล้วมองไม่เห็นใครเลย ไม่เหมือนมองเข้าในญี่ปุ่น เกาหลี หรือเยอรมนีก็จะเห็น

"ผู้บริหารและพนักงานของเรามีความมุ่งมั่น มีความตั้งใจที่จะทำองค์กรนี้ให้ดี และทำองค์กรนี้ให้เป็นประโยชน์ต่อประเทศชาติ ต่อคนไทย